SmartSignatur fjerner det bøvlede ved medarbejdersignatur

SmartSignatur fjerner det bøvlede ved medarbejdersignatur

For ni år siden havde Mariagerfjord Kommune 150 medarbejdere med medarbejdersignaturer – i dag er tallet ottedoblet til knap 1200. Alligevel er administrationsbyrden minimal og en ny medarbejdersignatur kan udstedes og være klar til brug på omkring tres sekunder – takket være SmartSignatur.

Uden SmartSignatur..

Uden SmartSignatur ville Chris Antonsen nok overveje at sige op, siger han i en lun tone. Han er nemlig ansvarlig for medarbejdersignaturer i Mariagerfjord kommune. Og medarbejdersignaturer kan kræve meget manuelt administrativt arbejde, når de skal oprettes – eller fornys hvert tredje år.

– Uden SmartSignatur ville medarbejderen først skulle skrive en mail til mig. Så skulle jeg skaffe deres cprnummer og fulde navn, og manuelt taste det ind i et bestillingssystem. Så skulle de vente otte-ti dage på at få et brev, som først skulle sendes til kommunen og siden distribueres til dem med intern post. Og hvis brevet blev væk, skulle jeg bestille en ny medarbejdersignatur til dem, hvor efter de skulle vente op til otte-ti dage en gang til – og i ventetiden, ville de ikke kunne få adgang til de it-systemer, de har brug for, for at kunne udføre deres arbejde.

Bestilling på cirka tres sekundermariager logo

Men heldigvis for Chris Antonsens arbejdstilfredshed og medarbejdernes effektivitet ser systemet med SmartSignatur helt anderledes enkelt ud:

–  Det hele kan gøres på cirka tres sekunder: Medarbejderen går ind på en selvbetjeningsportal og bestiller. Jeg godkender bestillingen, og omgående får medarbejderen en mail med et link til at aktivere signaturen. Medarbejderen klikker på linket og så er de i gang. Med det samme. Og hvis en ny medarbejder bliver ansat i et område eller med en jobprofil, der kræver medarbejdersignatur, sker anmodningen om en medarbejdersignatur helt automatisk, fortæller Chris Antonsen.

Denne enkle proces var f.eks. en stor lettelse, da 300 sosu-assistenter og sygeplejersker i Mariagerfjord Kommune fornylig fik medarbejdersignatur i forbindelse med indførslen af det Fælles Medicinkort (FMK) i KMD Care. Og Chris glæder sig over, at når de 300 signaturer om tre år skal fornyes, kommer alt undtagen det lovforeskrevne brugerlogin til at ske helt automatisk.

– En ting er den administrative tid, jeg sparer. Men det allerbedste er nok, at medarbejderne ikke skal vente i dage og uger på at få adgang til de it-systemer, de har brug for, i deres arbejde, siger han.

 

Konkurrencedygtig pris

Mariagerfjord Kommune har haft SmartSignatur helt tilbage fra 2007. Hvorfor har kommunen holdt ved så længe?

–      For det første kan jeg se at det er billigere end konkurrerende løsninger. Og så er det blevet en integreret del af vores identitetsstyringsplatform til Identity Management.. Eksempelvis har vi en næsten automatisk brugeroprettelse, hvor systemet automatisk laver en anmodning om en medarbejdersignatur, hvis det er relevant for jobprofilen eller arbejdsområdet, siger Chris Antonsen.

Det hele kan gøres på cirka tres sekunder: Medarbejderen går ind på en selvbetjeningsportal og bestiller. Jeg godkender bestillingen, og omgående får medarbejderen en mail med et link til at aktivere signaturen. Medarbejderen klikker på linket og så er de i gang. Med det samme.

 

Medarbejdersignatur med fleksibilitet i systemet

SmartSignatur giver stor fleksibilitet for medarbejderen i deres arbejde.  Sosu-medarbejderne har tablets med sig – og når de møder, kan de bare tage en vilkårlig maskine.

-Vi gemmer signaturerne centralt og ikke kun på den enkelte maskine. Det betyder, at man kan arbejde på en tilfældig maskine – og signaturen følger med.  Og hvis ens bærbare er i stykker, kan man bruge en hvilken som helst arbejdsplads. Man har altid adgang til de relevante fagsystemer, uanset hvor man geografisk arbejder eller fra hvilken maskine, fortæller Chris Antonsen.

 

It-revisionen sætter pris på sporbarhed og gennemsigtighed

Som en sidegevinst ved SmartSignatur opnår kommunen sporbarhed og gennemsigtighed, siger Chris Antonsen: – Jeg kan jo til enhver tid dokumentere, hvem der har bestilt en signatur, hvem der har godkendt den  – det er mig – og hvad den er blevet brugt til. Det er vores it-revision glade for.

– Hvis jeg skulle have den transparence og sporbarhed i det gamle system, skulle jeg også manuelt sidde og journalisere og dokumentere, hvem der havde bestilt signaturen. Men det klarer systemet også automatisk. Så på den måde sparer jeg igen tid, samtidig med vi har en bedre sikkerhed.

Ring eller skriv til Bjarke Alling på 40 13 91 05 for at få mere information om hvordan du kan slippe for bøvlet med NemID Medarbejdersignatur